La clé d’une activité rentable se base sur la création d’un maximum de valeur en très peu de temps. C’est la raison pour laquelle les entreprises cherchent continuellement à gagner du temps, pour augmenter la production. Pour y parvenir, elles n’hésitent pas à employer des outils destinés à organiser et améliorer la productivité.
Sélection d’outils pour améliorer sa productivité
Voici plusieurs outils qui ont déjà fait leurs preuves en termes d’efficacité et d’organisation.
Trello
Trello est un outil collaboratif qui s’utilise gratuitement. Il permet de travailler à distance ou en ligne sur un ou plusieurs projets en commun. Leur gestion se fait à travers des cartes ou des tableaux. L’organisation de ces derniers est tirée du principe du kanban. Celui-ci est un tableau signalétique permettant de classer les cartes par colonne. Les informations qu’elles contiennent ne sont pas obligées de se ressembler. L’essentiel est qu’elles puissent se rassembler dans chaque colonne qui leur correspond. Les cartes utilisées servent à définir les différentes étapes d’un projet. Elles peuvent contenir différentes sortes d’informations comme une image, des pièces jointes, des liens hypertextes… Tout ce qui peut servir pour la réalisation d’un projet. Trello permet à tous ces membres d’être notifiés lors de modifications effectuées. Cette option leur permet d’interagir à distance et de gérer le projet de façon collaborative. D’ailleurs, c’est l’un des outils les plus connus pour la gestion collaborative de projet.
Evernote
Evernote est un logiciel qui permet d’enregistrer diverses informations sous forme de notes. Il est aussi utilisé pour optimiser la gestion des différentes tâches qui doivent être réalisées au quotidien. Cet outil développé aux États-Unis est proposé selon trois niveaux bien distincts. Il a la version gratuite, la version premium et la version business. Il s’utilise comme un cahier de notes traditionnel, mais en version numérique. Il suffit de noter des informations et de les classer selon votre convenance. Le logiciel permet de créer une ou plusieurs listes de tâches à faire. Il sert également à planifier des événements, paramétrer des rappels… la version gratuite est parfaite pour et suffisante pour une utilisation ponctuelle. La version premium vous aide à partager toutes vos idées où que vous soyez. C’est une option qui n’est pas visible dans la version basique. Pour pouvoir l’utiliser sur internet, il faut commencer par créer un compte. Une fois que c’est fait, vous pouvez créer vos notes ou en rechercher une.
En plus de ces outils, nous vous conseillons de vous renseigner sur la méthode Pomodoro qui permet de gérer efficacement son temps. Et de ne pas céder aux sirènes de la procrastination.
Subtask
Contrairement aux deux précédentes, c’est une application qui consiste à structurer et organiser vos idées. Elle vous permet d’utiliser une Mind Mapping ou une carte de toutes vos idées traduites sous forme de note ou d’image. En effet, son utilisation vous donne la possibilité de coucher toutes vos idées du début jusqu’à la fin sous forme de graphique. Il permet d’interagir avec tous vos collaborateurs où que vous soyez. Cela facilite le suivi et la continuité d’un projet. Ce qui est un avantage majeur. Vous pouvez contribuer à l’avancement d’un projet tout en faisant autre chose visant à optimiser l’activité de l’entreprise. Chaque modification réalisée sur un projet est enregistrée et visible en temps réel par le reste des collaborateurs. Les informations de l’entreprise sont enregistrées dans un seul endroit accessible par tous les membres qui y ont accès.
Asana
Mieux planifier ses projets et tâches devient plus simple lorsque vous utilisez Asana. Il peut vous aider à gérer une équipe et votre emploi du temps. Vous n’avez plus à parcourir votre boîte mail ou à vérifier vos diverses notes, tous vos projets du moment sont enregistrés dessus. Il favorise aussi le travail en groupe grâce à un partage d’information en temps réel entre les membres pouvant accéder à l’outil. Si vous avez des tâches qui reviennent souvent (récurrentes), il peut vous aider à mettre en place le processus à suivre pour le réaliser. Cela évite les erreurs ou les omissions durant la réalisation du travail. C’est un outil parfait pour gagner en productivité, car vous n’avez pas besoin d’être tout le temps sur place pour vérifier si le travail est effectué. Vous pouvez partir en déplacement tout en ayant le contrôle d’un projet. Lancer l’appli depuis votre ordinateur, et suivez les modifications du projet en temps réel.
Zapier
Ce service web vous permet d’automatiser vos actions grâce à la connexion de toutes les applications que vous avez l’habitude d’utiliser. Zapier peut prendre le rôle de votre développeur pour vous aider à mettre en place l’intégration de votre Saas. Il est également le partenaire idéal pour un projet consistant à créer un logiciel personnalisé. Son utilisation vous permet de vous concentrer sur votre domaine de prédilection pendant que Zapier gère tout le reste. Avec plus de 500 applications dans votre outil de gestion de production, vous pouvez facilement réaliser plusieurs actions professionnelles. Ses performances sont aussi reconnues dans le traitement de tâches récurrentes. Contrairement au travail d’un humain, il ne fait aucun oubli et aucun laisser-aller. Pour un business avec des tâches chronophages, il faut reconnaître que l’ordinateur est nettement plus performant que l’homme dans certains domaines.
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