La mobilité des salariés constitue un élément déterminant pour la croissance d’une société. Elle permet d’optimiser entre autres l’usage des ressources humaines et la productivité de chaque collaborateur. Toutefois, l’entreprise doit gérer correctement la mobilité externe du personnel pour gagner en agilité et en compétitivité. Il existe heureusement des outils efficaces pour superviser cette partie des activités.
Qu’est-ce que la mobilité externe ?
La mobilité externe des salariés est une notion protéiforme. Selon le contexte, elle peut avoir une dimension fonctionnelle, promotionnelle ou géographique. Ce dernier cas se décline également sous forme de transfert, d’affectation et de déplacement professionnel. Vous disposez néanmoins de solutions de suivi comme Notilus.fr pour mieux gérer la mobilité physique externe de vos collaborateurs.
Dans son acception fonctionnelle, la mobilité externe se traduit par le changement d’établissement du salarié. Le professionnel pourra ainsi étoffer l’équipe évoluant au sein de cette structure. Le transfert s’accompagnera d’une promotion, si vous avez décidé de confier momentanément ou définitivement la direction d’une filiale à votre collaborateur. De même, la mobilité géographique peut être ponctuelle (mission) ou permanente (affectation).
Dans le cas des déplacements, la mobilité externe des salariés nécessite une communication fluide et une supervision centralisée. Vous pourrez ainsi suivre l’évolution des opérations sur place et les ressources utilisées ou nécessaires. Cette situation permettra par ailleurs de faciliter l’organisation de vos écritures comptables. En effet, il est souvent compliqué d’identifier, de classer et d’enregistrer les notes de frais à la fin d’une mission. La meilleure solution consiste à traiter au fur et à mesure les frais professionnels ainsi que leurs justificatifs respectifs.
Comment gérer la mobilité externe de ses employés ?
La mobilité externe des salariés relève de la gestion des ressources humaines, indépendamment de l’acception de cette notion. Le service RH est effectivement le premier responsable du suivi des transferts et déplacements professionnels. Dans ce second cas, il s’assure du bon déroulement du voyage et du séjour du travailleur. Il doit aussi veiller au respect de la politique de remboursement de l’entreprise.
Les difficultés se manifestent le plus souvent sur les missions de longue durée. Cela dit, elles s’avèrent inhérentes aux déplacements professionnels en général. Vous avez donc besoin d’outils performants pour gagner du temps et éviter les erreurs. À l’ère des SIRH (systèmes d’information des ressources humaines), vous avez accès à des solutions Cloud pour gérer votre mobilité externe.
Ce type de plateforme SaaS permet de centraliser l’enregistrement et le suivi des notes de frais des salariés en déplacement. Durant leur mission, vos collaborateurs pourront numériser et intégrer progressivement leurs pièces justificatives au logiciel. Ce système accélère ainsi le traitement et la validation du remboursement. Il garantit également la rapidité et la fiabilité de l’archivage de ces pièces comptables.
Concrètement, il suffit de scanner les justificatifs des notes de frais et d’ajouter ces fichiers à l’outil de gestion. Des modules dédiés permettront d’identifier et d’organiser ces documents. Le service RH pourra ensuite consulter et vérifier ces pièces au fur et à mesure. Grâce à ce mode de travail, le salarié pourra être remboursé dans les plus brefs délais à la fin de son déplacement professionnel.